Formalizacao de ATA
O que e a Ferramenta de ATA?
A ferramenta de formalizacao de ATA permite registrar, estruturar e distribuir atas de reuniao de forma padronizada. Ela oferece templates reutilizaveis, controle de participantes e notificacao automatica aos envolvidos.
Criar uma ATA
- Acesse Sistema > Apoio > Atas
- Clique em Nova Ata
- Preencha os campos:
| Campo | Descricao |
|---|---|
| Titulo | Assunto principal da reuniao |
| Data | Data de realizacao |
| Participantes | Pessoas presentes na reuniao |
| Lista de Notificacao | Usuarios que serao notificados sobre a ata |
| Conteudo | Corpo da ata (pauta, deliberacoes, encaminhamentos) |
- Clique em Salvar
Usar Templates
Para agilizar a criacao de atas recorrentes:
- Ao criar uma nova ata, clique em Usar Template
- Selecione um modelo de documento disponível
- O sistema preenche a estrutura da ata com base no template
- Edite o conteudo conforme necessario e salve
Dica: Templates sao uteis para reunioes periodicas (comites, analise critica, reunioes de equipe) que seguem sempre a mesma estrutura.
Editar uma ATA
- Na listagem de atas, clique na ata desejada
- Clique em Editar
- Altere os campos necessarios
- Salve as alteracoes
Finalizar uma ATA
Quando a ata estiver completa e revisada:
- Abra a ata no modo de visualizacao
- Clique em Finalizar
- A ata e marcada como concluida e nao pode mais ser editada
Importante: Apos finalizada, a ata se torna um registro formal. Certifique-se de que todos os pontos estao corretos antes de finalizar.
Notificacoes
A ferramenta de ATA envia notificacoes automaticas para os usuarios na lista de notificacao:
- Ao criar a ata, os usuarios listados sao informados
- Ao finalizar, uma notificacao de conclusao e enviada
Isso garante que todos os envolvidos tenham ciencia das deliberacoes sem necessidade de envio manual.
Gerenciar Participantes
Os participantes registrados na ata ficam vinculados como presentes na reuniao. Isso permite:
- Rastrear quem participou de cada reuniao
- Gerar historico de participacao
- Comprovar presenca em reunioes obrigatorias (comites, auditorias)
Excluir uma ATA
Para excluir uma ata (somente antes de finalizar):
- Na listagem, clique na ata
- Clique em Excluir
- Confirme a exclusao
Atencao: Atas finalizadas nao podem ser excluidas, pois constituem registro formal da organizacao.