Como criar o Plano de Contingência Energética do seu cartório

Uma queda de energia pode parecer um problema menor, mas para um cartório significa atos parados, sistemas fora do ar, filas de atendimento e, dependendo da duração, risco de perda de dados. O Plano de Contingência Energética é o documento que define o que fazer em cada situação, quem é responsável e quais recursos estão disponíveis para manter (ou retomar) a operação.

O item 2.2 da Etapa 2 do Provimento 213 exige que a serventia formalize esse plano. Não basta ter um nobreak e torcer para que a energia volte rápido.

O que o plano precisa cobrir

O plano deve descrever cenários de falha energética, os procedimentos para cada cenário, os responsáveis por cada ação e os recursos de contingência disponíveis. Precisa ser um documento que qualquer colaborador consiga seguir no momento da crise, sem depender de alguém que “sabe de cabeça” o que fazer.

Estrutura do documento

1. Objetivo

Descrever o objetivo do plano de forma direta.

Este plano estabelece os procedimentos a serem adotados pela serventia [nome do cartório] em caso de interrupção no fornecimento de energia elétrica, visando garantir a continuidade das operações críticas e a proteção dos equipamentos e dados.

2. Escopo

Definir o que está coberto pelo plano:

Todas as instalações físicas da serventia;
Todos os equipamentos de TI (estações, servidores, ativos de rede);
Sistemas de atendimento ao público;
Equipamentos de climatização da sala de servidores (se aplicável).

3. Inventário de recursos

Antes de descrever os procedimentos, o plano precisa listar o que a serventia tem disponível para lidar com uma queda de energia.

Esse inventário não é estático. Equipamentos são substituídos, contratos de internet mudam, chips de dados vencem, pessoas trocam de telefone. Se o plano referenciar informações desatualizadas, ele não serve para nada na hora da crise. A recomendação é manter o inventário de ativos da serventia (item 1.7 do provimento) como fonte única de verdade e referenciar os itens relevantes no plano de contingência, em vez de duplicar a informação. O SIG Virtual tem um módulo de gestão de ativos que centraliza esse inventário e facilita manter tudo atualizado num lugar só.

As tabelas abaixo servem como modelo para a versão inicial:

Equipamentos de proteção elétrica:

Equipamento	Modelo	Capacidade	Autonomia estimada	Equipamentos protegidos
Nobreak principal	[modelo]	[VA/W]	[minutos] sob carga atual	Servidor, switch, roteador
Nobreak secundário	[modelo]	[VA/W]	[minutos] sob carga atual	Estações críticas (guichê 1, 2)
Estabilizador	[modelo]	[VA]	N/A	Impressoras, scanner

Recursos de contingência:

Recurso	Especificação	Localização	Responsável
Notebooks com bateria	[qtd, modelos, autonomia estimada]	[local]	[nome]
Roteador 4G/5G	[modelo, operadora]	[local]	[nome]
Chip/plano de dados	[operadora, franquia]	[local]	[nome]
Gerador (se houver)	[modelo, capacidade, autonomia]	[local]	[nome]

Contatos de emergência:

Contato	Telefone	Observação
Concessionária de energia	[telefone]	Protocolo de atendimento
Eletricista/técnico	[telefone]	Contrato nº [X]
Suporte do sistema (fornecedor)	[telefone]	Contrato nº [X]
Responsável técnico da serventia	[telefone]	—
Titular da delegação	[telefone]	—

4. Cenários e procedimentos

Esta é a parte central do plano. Cada cenário descreve uma situação específica e o que deve ser feito.

Cenário 1: Queda curta (até 30 minutos)

Situação: interrupção breve no fornecimento de energia, dentro da autonomia do nobreak.

Procedimento:

Verificar se o nobreak assumiu a carga (indicador visual ou sonoro);
Comunicar aos colaboradores que a serventia está operando no nobreak;
Suspender tarefas que não sejam críticas para reduzir consumo (desligar impressoras, monitores auxiliares);
Monitorar o nível de bateria do nobreak;
Se o sistema for SaaS, o atendimento pode continuar normalmente enquanto houver energia nas estações e na rede;
Se o sistema for local (on-premise), verificar se o servidor está no nobreak e operando normalmente;
Registrar o horário da queda e da retomada.

Expectativa: a energia retorna dentro da autonomia do nobreak. Nenhum dado é perdido, nenhum sistema é desligado.

Cenário 2: Queda prolongada (30 minutos a 4 horas)

Situação: a energia não retorna dentro da autonomia do nobreak. A bateria vai acabar.

Procedimento:

Quando a bateria do nobreak atingir 30% (ou o limiar definido pelo fabricante), iniciar o desligamento controlado;
Salvar todos os trabalhos em andamento;
Se o sistema for local: executar o procedimento de desligamento seguro do servidor (shutdown ordenado, não puxar o cabo);
Desligar as estações de trabalho na ordem correta (primeiro salvar, depois desligar o sistema operacional, depois o nobreak);
Desligar o nobreak após todos os equipamentos estarem desligados;
Ativar a contingência de conectividade: ligar o roteador 4G/5G na bateria do notebook ou em powerbank;
Se possível, continuar o atendimento usando notebooks com bateria conectados ao sistema via 4G/5G (viável em sistemas SaaS);
Informar o público sobre a situação e a previsão de retorno;
Contatar a concessionária para obter previsão de restabelecimento;
Registrar o incidente: horário da queda, horário do desligamento, equipamentos afetados, impacto no atendimento.

Procedimento de retomada (quando a energia voltar):

Aguardar 5 minutos após o retorno para garantir estabilidade;
Ligar o nobreak primeiro;
Ligar os equipamentos de rede (roteador, switch);
Se o sistema for local: ligar o servidor e aguardar a inicialização completa;
Verificar se o sistema está operando normalmente (banco de dados íntegro, serviços ativos);
Ligar as estações de trabalho;
Testar o acesso ao sistema em pelo menos uma estação antes de retomar o atendimento;
Registrar o horário de retomada.

Cenário 3: Falha de longa duração (acima de 4 horas)

Situação: a energia não tem previsão de retorno, ou a previsão é superior a 4 horas. O atendimento presencial está comprometido.

Procedimento:

Executar todos os passos do Cenário 2 para desligamento controlado;
Avaliar se o atendimento pode continuar remotamente (notebooks + 4G/5G + sistema SaaS);
Se não for possível manter o atendimento, comunicar formalmente ao público (aviso na porta, redes sociais, telefone);
Contatar a Corregedoria se a indisponibilidade ultrapassar os parâmetros de RTO da classe da serventia;
Se a serventia tiver gerador, acionar conforme procedimento do fabricante;
Avaliar a possibilidade de operar temporariamente em outro local (coworking, sala cedida por outro cartório);
Manter registro detalhado de todo o período de indisponibilidade, ações tomadas e impacto;
Após o restabelecimento, seguir o procedimento de retomada do Cenário 2;
Verificar integridade dos dados e dos backups antes de retomar o atendimento.

Cenário 4: Falha no nobreak

Situação: o nobreak falha (não assume a carga, defeito, bateria esgotada sem aviso). Os equipamentos desligam abruptamente.

Procedimento:

Não tentar religar os equipamentos imediatamente;
Verificar se o problema é do nobreak ou da rede elétrica;
Se o nobreak falhou, contatar o suporte técnico do equipamento;
Ligar os equipamentos diretamente na rede elétrica apenas se a energia estiver estável e não houver alternativa;
Se o sistema for local: verificar integridade do banco de dados após o desligamento abrupto. Executar verificação de consistência antes de retomar o atendimento;
Registrar o incidente como falha de equipamento de proteção;
Providenciar reparo ou substituição do nobreak com urgência;
Avaliar se houve perda de dados e, se positivo, acionar o procedimento de restauração de backup.

5. Particularidades para servidor local (on-premise)

Se a serventia opera com servidor próprio, o plano precisa incluir estas informações adicionais:

Procedimento de desligamento seguro do servidor:

Comando ou sequência de passos para shutdown ordenado (varia conforme o sistema operacional);
Tempo estimado para o desligamento completo;
Verificações antes de desligar (backups em andamento, processos em execução);
Nome e contato do técnico que pode auxiliar remotamente, caso o responsável interno não esteja disponível.

Procedimento de inicialização:

Sequência de ligação (nobreak → rede → servidor → verificação de serviços → estações);
Tempo estimado para o servidor ficar disponível;
Verificação de integridade do banco de dados;
Teste de funcionamento antes de reabrir o atendimento.

Limiar de bateria para desligamento:

Definir o percentual de bateria do nobreak a partir do qual o desligamento do servidor deve ser iniciado (ex.: 30%). Esse valor precisa levar em conta o tempo que o servidor leva para desligar de forma segura.

6. Responsabilidades

Papel	Responsabilidade
Responsável técnico	Executar os procedimentos de desligamento e retomada, contatar suporte
Titular/Substituto	Autorizar suspensão do atendimento, comunicar Corregedoria
Escrevente designado	Comunicar o público, registrar o incidente
Todos os colaboradores	Salvar trabalhos, desligar estações quando orientados

7. Testes e simulações

O provimento exigirá simulação anual do plano (item 4.4, Etapa 4), mas a recomendação é fazer a primeira simulação logo após a aprovação do plano.

O que testar:

Teste de autonomia do nobreak: desligar a energia (disjuntor) com a carga real conectada e medir quanto tempo o nobreak sustenta. Comparar com a especificação do fabricante;
Teste de failover de conectividade: desligar o link principal e verificar se o roteador 4G/5G entra em operação. Medir o tempo de comutação;
Simulação de desligamento controlado: executar o Cenário 2 completo, incluindo desligamento e religamento de equipamentos. Medir o tempo total do procedimento;
Teste de atendimento via notebook: verificar se os notebooks conseguem acessar o sistema via 4G/5G e executar atos normalmente (viável em sistemas SaaS).

Registro da simulação:

Documentar cada teste com:

Data e horário;
Cenário simulado;
Participantes;
Resultado (sucesso/falha);
Tempo medido;
Observações e melhorias identificadas;
Assinatura do responsável.

8. Versão impressa

Este é um dos poucos documentos da serventia que precisa ter uma cópia impressa e acessível. O cenário em que o plano será mais necessário é justamente aquele em que os computadores estão desligados e ninguém consegue abrir o sistema. Se o plano só existe em formato digital, ele não vai servir na hora da crise.

Mantenha uma versão impressa e atualizada em local conhecido por todos os colaboradores (recepção, gaveta do responsável técnico, mural da sala de equipamentos). Inclua na versão impressa os contatos de emergência, os procedimentos por cenário e a lista de equipamentos de contingência. A cada atualização do plano digital, reimprima.

9. Manutenção do plano

O plano deve ser revisado:

Anualmente, junto com a simulação;
Sempre que houver troca de equipamentos (nobreak, servidor, roteador);
Quando houver mudança na estrutura da serventia (novo link de internet, nova estação de trabalho);
Após qualquer incidente real de queda de energia, incorporando as lições aprendidas.

Documentação complementar

O Plano de Contingência Energética não existe isolado. Ele se conecta com outros documentos da serventia:

A Política de Segurança da Informação define as diretrizes gerais e menciona a contingência energética;
O PCN e PRD detalham a continuidade do negócio como um todo, incluindo cenários de falha energética;
O inventário de ativos (item 1.7 do provimento) lista os equipamentos mencionados no plano;
O ROPA/RAT identifica os dados pessoais que podem ser afetados por uma indisponibilidade.

Após a aprovação do plano, ele precisa ser divulgado a todos os colaboradores com registro de ciência. O SIG Virtual permite publicar o documento, atribuir aos colaboradores e acompanhar quem já leu e confirmou.

Referências

O SIG Virtual ajuda serventias a organizar políticas, planos e controles de gestão numa única plataforma, com confirmação de leitura e rastreabilidade. Se o seu cartório precisa se adequar ao Provimento 213, faça o teste gratuito e veja como estruturar esse processo. Confira nossos planos e preços ou entre em contato.