Como montar o ROPA/RAT do seu cartório

O ROPA (Record of Processing Activities), ou RAT (Registro de Atividades de Tratamento), é o mapa de todos os dados pessoais que o cartório trata. Quais dados são coletados, para quê, com qual base legal, com quem são compartilhados, por quanto tempo ficam armazenados e quais medidas de segurança protegem esses dados.

É uma exigência do art. 37 da LGPD e do item 1.4 da Etapa 1 do Provimento 213. Sem o ROPA, a serventia não consegue demonstrar conformidade com a legislação de proteção de dados.

Por que o ROPA importa

Cartórios tratam um volume significativo de dados pessoais, inclusive dados sensíveis. Nomes, CPFs, endereços, estado civil, filiação, dados biométricos (impressão digital em alguns atos), dados financeiros, dados de menores. E tudo isso é compartilhado com centrais eletrônicas, tribunais, receita federal, prefeituras e outros órgãos.

Sem um registro organizado, a serventia não sabe responder perguntas básicas: quais dados pessoais estão sendo tratados? Com qual fundamento legal? Quem tem acesso? Por quanto tempo ficam armazenados? Se um titular pedir informações sobre o tratamento dos seus dados, como responder?

O ROPA é o documento que responde a tudo isso.

Estrutura do ROPA

Para cada atividade de tratamento, o registro deve conter:

Atividade de tratamento: o que está sendo feito (ex.: “Registro de escritura pública de compra e venda”)
Descrição: detalhamento da atividade
Dados pessoais tratados: quais categorias de dados são coletados
Dados sensíveis: se há tratamento de dados sensíveis (biometria, dados de saúde, etc.)
Titulares: quem são os titulares dos dados (compradores, vendedores, testemunhas, etc.)
Finalidade: por que os dados são tratados
Base legal (LGPD): qual artigo da LGPD fundamenta o tratamento
Compartilhamento: com quem os dados são compartilhados
Transferência internacional: se os dados são enviados para fora do Brasil
Medidas de segurança: controles aplicados para proteger os dados
Período de retenção: por quanto tempo os dados são armazenados
Responsável: quem é o responsável pela atividade dentro da serventia

Bases legais mais comuns em cartórios

Antes de mapear as atividades, vale entender quais bases legais da LGPD se aplicam com mais frequência no contexto de serventias extrajudiciais:

Obrigação legal ou regulatória (art. 7º, II): a base mais usada. A maioria dos atos praticados pelo cartório decorre de obrigação legal, como o registro de imóveis (Lei 6.015/73), lavratura de escrituras (Código Civil), autenticação de documentos, etc.
Exercício regular de direitos em processo judicial, administrativo ou arbitral (art. 7º, VI): quando o tratamento é necessário para o exercício de direitos.
Execução de políticas públicas (art. 7º, III): para atividades vinculadas a políticas públicas, como programas habitacionais.
Cumprimento de obrigação legal pelo controlador (art. 11, II, “a”): para dados sensíveis tratados por força de lei.

Na prática, a maioria das atividades de tratamento de um cartório se enquadra em obrigação legal ou regulatória. Mas isso precisa ser registrado formalmente para cada atividade.

Exemplos de atividades de tratamento por tipo de serventia

As atividades variam conforme o tipo de cartório. Abaixo estão exemplos para os tipos mais comuns. Use como ponto de partida e adapte à realidade da sua serventia.

Registro de Imóveis

Atividade	Dados tratados	Base legal	Compartilhamento
Registro de escritura de compra e venda	Nome, CPF, RG, estado civil, endereço, dados do cônjuge, valor do imóvel	Obrigação legal (Lei 6.015/73)	Central de RI, Receita Federal (DOI), Prefeitura (ITBI)
Averbação de construção	Nome, CPF, dados do imóvel, habite-se	Obrigação legal (Lei 6.015/73)	Central de RI
Registro de penhora	Nome, CPF, dados do processo, valor	Obrigação legal (CPC, Lei 6.015/73)	Central de RI, Poder Judiciário
Emissão de certidão de matrícula	Nome do solicitante, CPF (quando exigido)	Obrigação legal (Lei 6.015/73)	Solicitante
Cadastro de usuários para pedido de certidão online	Nome, CPF, e-mail, telefone	Obrigação legal / Consentimento	Central eletrônica

Tabelionato de Notas

Atividade	Dados tratados	Base legal	Compartilhamento
Lavratura de escritura pública	Nome, CPF, RG, estado civil, filiação, endereço, profissão, dados do cônjuge	Obrigação legal (Código Civil, Lei 7.433/85)	Central de Notas, Receita Federal
Lavratura de procuração pública	Nome, CPF, RG, endereço do outorgante e outorgado	Obrigação legal (Código Civil)	Central de Notas
Reconhecimento de firma	Nome, CPF, assinatura, dados biométricos (quando coletados)	Obrigação legal (Lei 8.935/94)	—
Autenticação de documentos	Dados contidos no documento autenticado	Obrigação legal (Lei 8.935/94)	—
Ata notarial	Dados variáveis conforme o conteúdo da ata	Obrigação legal (CPC art. 384)	Partes envolvidas

Registro Civil das Pessoas Naturais

Atividade	Dados tratados	Base legal	Compartilhamento
Registro de nascimento	Nome, filiação, data e local de nascimento, dados dos declarantes	Obrigação legal (Lei 6.015/73)	Central de RCPN, SIRC, Receita Federal (CPF)
Registro de casamento	Nome, CPF, RG, filiação, estado civil, dados das testemunhas	Obrigação legal (Lei 6.015/73, Código Civil)	Central de RCPN, SIRC
Registro de óbito	Nome, CPF, data e causa do óbito, dados do declarante	Obrigação legal (Lei 6.015/73)	Central de RCPN, SIRC, SIM/MS
Emissão de certidão	Dados do registro solicitado	Obrigação legal (Lei 6.015/73)	Solicitante

Registro de Títulos e Documentos / Pessoas Jurídicas

Atividade	Dados tratados	Base legal	Compartilhamento
Registro de contratos	Nomes, CPF/CNPJ, endereços, dados contratuais	Obrigação legal (Lei 6.015/73)	Central de RTD
Notificação extrajudicial	Nome, CPF, endereço do notificado	Obrigação legal (Lei 6.015/73)	Destinatário
Registro de atos constitutivos de PJ	Nome dos sócios, CPF, endereço, participação societária	Obrigação legal (Lei 6.015/73, Código Civil)	Central de PJ

Protesto de Títulos

Atividade	Dados tratados	Base legal	Compartilhamento
Protocolo e intimação	Nome, CPF/CNPJ, endereço, dados do título	Obrigação legal (Lei 9.492/97)	Central de Protesto, CRA
Registro de protesto	Nome, CPF/CNPJ, valor do título, dados do credor	Obrigação legal (Lei 9.492/97)	Central de Protesto, birôs de crédito
Cancelamento de protesto	Nome, CPF/CNPJ, dados do título	Obrigação legal (Lei 9.492/97)	Central de Protesto

Atividades internas (comuns a todos os cartórios)

Além dos atos registrais, a serventia também trata dados pessoais em atividades administrativas:

Atividade	Dados tratados	Base legal	Compartilhamento
Gestão de folha de pagamento	Nome, CPF, dados bancários, salário, dependentes	Obrigação legal (CLT, legislação previdenciária)	Contador, eSocial, INSS, FGTS
Controle de ponto	Nome, horários de entrada/saída	Obrigação legal (CLT)	—
Processo seletivo	Nome, CPF, currículo, formação	Consentimento / Execução de contrato	—
Contrato com prestadores	Nome, CPF/CNPJ, dados bancários	Execução de contrato	Contador
Controle de acesso físico	Nome, documento, registro de entrada/saída	Legítimo interesse	—
Canal de denúncias	Dados do denunciante (quando não anônimo), dados do denunciado	Obrigação legal / Legítimo interesse	Comitê de ética

Como preencher na prática

Algumas orientações para facilitar o trabalho:

Comece pelo óbvio. Liste os atos que a serventia pratica no dia a dia. Cada tipo de ato (escritura, registro, certidão, autenticação) é uma atividade de tratamento.

Não tente mapear tudo de uma vez. Comece pelas atividades principais e vá detalhando. O ROPA é um documento vivo, vai sendo refinado com o tempo.

Converse com quem opera. Os escreventes e auxiliares sabem exatamente quais dados são coletados em cada ato, para quem são enviados e por quê. Eles são a melhor fonte de informação.

Documente os compartilhamentos. Cartórios compartilham dados com muitas entidades: centrais eletrônicas, tribunais, receita federal, prefeituras, birôs de crédito. Cada compartilhamento precisa estar no ROPA.

Defina períodos de retenção. Para atos registrais, a retenção costuma ser permanente (os livros são preservados indefinidamente por força de lei). Para atividades administrativas, os prazos variam conforme a legislação trabalhista, tributária e previdenciária.

Identifique dados sensíveis. Biometria (impressão digital, reconhecimento facial), dados de saúde (causa do óbito em registros de óbito), dados de menores. Esses exigem cuidado adicional na base legal e nas medidas de segurança.

Formato do documento

O ROPA pode ser uma planilha, um documento de texto ou um registro em sistema. O formato não é prescrito pela LGPD nem pelo provimento. O que importa é que contenha todos os campos obrigatórios e seja mantido atualizado.

Uma planilha com as colunas listadas na seção “Estrutura do ROPA” funciona bem para a maioria das serventias. Se a serventia utiliza o SIG Virtual, o registro pode ser feito diretamente na plataforma, com controle de versão e rastreabilidade.

Manutenção

O ROPA não é um documento que se faz uma vez e arquiva. Ele precisa ser atualizado sempre que houver:

Nova atividade de tratamento;
Mudança na finalidade ou na base legal de uma atividade existente;
Novo compartilhamento de dados com terceiros;
Alteração no período de retenção;
Mudança de sistema ou fornecedor de tecnologia;
Novo tipo de dado coletado.

Na prática, vale fazer uma revisão formal pelo menos semestral, além das atualizações pontuais.

Referências

O SIG Virtual ajuda serventias a organizar o mapeamento de dados pessoais e manter o ROPA atualizado, com controle de versão e rastreabilidade. Se o seu cartório precisa se adequar à LGPD e ao Provimento 213, faça o teste gratuito e veja como estruturar esse processo. Confira nossos planos e preços ou entre em contato.